Skip to main content
About the Fund > Vacancies >

Офісний службовець (документознавство) відділу підтримки клієнтів та супроводу проектів

Основним завданням офісного службовця є робота із заявками, що надійшли до Фонду в межах програми підтримки енергомодернізації багатоквартирних будинків «ЕНЕРГОДІМ» (далі відповідно – Програма і Заявка) та надання консультацій щодо оформлення супровідних документів до Заявки та можливого поліпшення технічної складової Проектів.

Офісний службовець належить до професійної групи «Технічні службовці». Призначення на посаду офісного службовця та звільнення з неї здійснюється наказом директора Фонду, з дотриманням вимог Кодексу законів про працю України та чинного законодавства про працю. Офісний службовець безпосередньо підпорядковується начальнику відділу підтримки клієнтів та супроводу проектів та технічному директору Фонду.

Main duties

  • забезпечує документальну обробку Заявок в рамках участі в Програмі за правилами, встановленими Фондом, в межах своєї компетенції;
  • здійснює моніторинг строків обробки Заявок відповідальними виконавцями Фонду в рамках Програми;
  • згідно з рішенням Дирекції Фонду, бере участь у підготовці  відповідних проектів повідомлень Заявникам/Бенефіціарам (про доопрацювання / призупинення розгляду, про схвалення, про відхилення Заявки) в рамках Програми;
  • забезпечує інформування Заявника/Бенефіціара щодо рішення, прийнятого Дирекцією Фонду щодо розгляду Заявки (Проекту) в рамках Програми, шляхом направлення відповідного повідомлення.
  • надає Заявникам/Бенефіціарам консультації щодо оформлення супровідних документів до Заявки та можливого поліпшення технічної складової їхніх Заявок на часткове відшкодування.
  • бере участь у періодичних он-лайн зустрічах співробітників структурних підрозділів Фонду, що здійснюють оцінку проектів з енергомодернізації, з представниками Заявників/Бенефіціарів, що приймають участь у Програмі;
  • бере участь у семінарах, вебінарах, навчаннях, які проводяться Фондом, в межах компетенції;
  • готує та подає службові записки щодо підвищення ефективності  роботи відділу підтримки клієнтів та супроводу проектів.

Responsibility

  • за неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, що передбачені посадовою інструкцією, - в межах, визначених чинним законодавством України про працю;
  • за розголошення персональних даних інших осіб, що стали відомі під час виконання обов’язків, службової інформації, комерційної таємниці, недотримання норм наказів (розпоряджень) та інструкцій щодо роботи з документами, що містять службову інформацію;
  • за не санкціоноване керівництвом представлення інтересів Фонду, наслідки самостійних дій і рішень;
  • за підготовку й надання завідомо недостовірних відомостей;
  • за порушення норм етикету ділового спілкування;
  • за порушення правил внутрішнього трудового розпорядку, трудової дисципліни, норм охорони праці, пожежної безпеки.
  • за правопорушення, скоєні в процесі здійснення своєї діяльності, - в межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством України;
  • за завдання матеріальної шкоди - в межах, визначених чинним цивільним законодавством та законодавством про працю України.

Requirements for Candidates

Базові обов’язкові вимоги
Освіта
Вища освіта (бакалавр)
Досвід роботи
Без досвіду
Українська мова
Вільне володіння
Англійська мова
Базовий рівень
Додаткові/бажані вимоги
Освіта
Повна вища освіта (магістр, спеціаліст)
Досвід роботи
Не менше 1 року
Англійська мова
Робоче володіння
Професійні знання та навички
Знання законодавства України: 1) Конституція України; 2) Закон України «Про Фонд енергоефективності»; 2) Закон України «Про доступ до публічної інформації»; 3) Закон України «Про інформацію»; 4) Закон України «Про енергетичну ефективність будівель»
Базові обов'язкові вимоги: Загальні знання/ Бажані вимоги: Глибокі знання
Знання положень та інструкцій: 1) Програма підтримки енергомодернізації багатоквартирних будинків «ЕНЕРГОДІМ»; 2) Національні правила та положення щодо проектної документації, будівництва, технічного нагляду, енергетичних аудитів, сертифікатів енергоефективності; 3) Нормативно-правові акти, положення та інструкції щодо ведення діловодства на підприємстві; 4) Порядок контролю за проходженням службових документів і матеріалів. Складання внутрішніх технічних документів, стандартів, правил, вимог та інших документів
Базові обов'язкові вимоги: Загальні знання/ Бажані вимоги: Глибокі знання
Знання системи електронного документообігу в установах та організаціях.
Базові обов'язкові вимоги: Поінформованість/ Бажані вимоги: Загальні знання
Володіння комп’ютером; робота з офісним пакетом Microsoft Office (Word, Excel, Outlook Express, Power Point), Google Docs
Базові обов'язкові вимоги: Глибокі знання/ Бажані вимоги: Експертні знання
Вимоги до компетенцій
Ефективність аналізу та висновків
- здатність швидко сприймати, відповідати, обробляти та узагальнювати інформацію;
- здатність встановлювати логічні взаємозв’язки;
- здатність робити коректні висновки.
Комунікація та взаємодія
- вміння слухати та сприймати думки;
- вміння дослухатися до думки, чітко висловлюватися (усно та письмово);
- готовність ділитися досвідом та ідеями, відкритість у обміні інформацією;
- орієнтація на командний результат.
Досягнення результатів
- чітке розуміння ЦКП своєї посади;
- чітке бачення результату;
- сфокусовані зусилля для досягнення результату;
- запобігання та ефективне подолання перешкод;
- навички планування своєї роботи;
- дисципліна та відповідальність за виконання своїх задач.
Стресостійкість
- розуміння своїх емоцій та емоцій співрозмовника;
- управління своїми емоціями;
- оптимізм.
Мотивація
- чітке бачення своєї місії на обраній посаді в Фонді;
- розуміння ключових чинників, які спонукають до зайняття обраної посади
Абстрактне мислення
- здатність до логічного мислення;
- вміння встановлювати причино 
- наслідкові зв’язки.
Вербальне мислення
- здатність розуміти та працювати з текстовою інформацією.

Advantages

Досвід роботи не менше 1 року, бажано в державних установах або у неприбуткових установах /організаціях /бюджетних установах.

Employment conditions

Трудові відносини з офісним службовцем відділу підтримки клієнтів та супроводу проектів оформлюються згідно з чинним законодавством України шляхом укладання строкового трудового договору. Очікуваний рівень заробітної плати – 15 000 гривень на місяць (до оподаткування).

Подання документів

Для участі в конкурсному доборі претендент надсилає електронною поштою Заяву* щодо бажання взяти участь у конкурсі. До заяви додається:

1. біографічна довідка (резюме);

2. копія паспорта громадянина України або копія паспорта громадянина України (ID) з копією Витягу з Єдиного державного демографічного реєстру щодо реєстрації місця проживання, який посвідчує особу;

3. копія документа про вищу освіту;

4. згода на обробку персональних даних;

5. мотиваційний лист щодо виконання функцій працівника підрозділу;

6. наявні професійні сертифікати;

7. рекомендації (за наявності);

8. реєстраційний номер облікової картки платника податків.

*Заява щодо бажання взяти участь у конкурсі та згода  на обробку персональних даних заповнюється власноруч, підписується особисто та надсилається разом з іншими зазначеними до заяви додатками на електрону адресу в незмінюваному форматі (скан копія або pdf-формат)

Заява про участь у конкурсному доборіЗгода на обробку персональних даних

Усі документи складаються українською мовою.

Документи відправляються на електронну адресу hr@eefund.org.ua. В темі листа прохання вказувати прізвище та назву посади, на зайняття якої подаються документи.

Строк подачі документів: до 24:00 14 липня 2021 року.

Етапи конкурсного добору:

  1. Прийом документів
  2. Усне ситуативне завдання / співбесіда з конкурсною комісією
  3. Фінальна співбесіда

За додатковою інформацією стосовно процесу подання документів прохання звертатися:hr@eefund.org.ua