Перейти до основного вмісту
Про Фонд > Відкриті вакансії >

Діловод загального відділу офісу підтримки діяльності Фонду

Основним завданням діловода є організація роботи із службовими документами Фонду та  заявками, що надійшли до Фонду в межах програми «ЕНЕРГОДІМ», із застосуванням сучасної комп’ютерної та оргтехніки, з метою автоматизації технологічних процесів опрацювання документів, контролю вчасного їх виконання та зменшення їхньої кількості.

Діловод належить до професійної групи «Технічні службовці». Призначення на посаду діловода та звільнення з неї здійснюється наказом директора Фонду, з дотриманням вимог Кодексу законів про працю України та чинного законодавства про працю. Діловод безпосередньо підпорядковується начальнику загального відділу та директору Фонду.

Основні обов'язки

  • Ведення діловодства відповідно до Інструкції з діловодства ДУ «Фонд енергоефективності».
  • Ведення обліку, обробки документів, що надходять до Фонду відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації».
  • Приймання, реєстрація та розподіл за призначенням вхідної кореспонденції та внутрішньої документації Фонду.
  • Опрацювання документів, що надходять до Фонду. Контроль за дотриманням відповідальними підрозділами Фонду термінів виконання завдань та доручень.
  • Підготовка службових листів за призначенням.
  • Реєстрація вихідної кореспонденції та її відправка засобами електронного зв’язку, поштовими сервісами та нарочно.  Ведення реєстраційної, контрольної i довідкової картотеки.
  • Підготовка доручень начальника відділу. Доведення доручень до працівників відділу. Контроль за виконанням доручень начальника відділу.
  • Ведення справ відповідно до Номенклатури справ Фонду.
  • Реєстрація телефонограм, факсограм.
  • Робота з електронними документами.
  • Робота із заявками.
  • Підготовка документів та подальше зберігання їх у архіві Фонду.
  • Виконання інших обов’язків, покладених на нього начальником відділу та директором Фонду.

Відповідальність

За неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, що передбачені посадовою інструкцією, - в межах, визначених чинним законодавством України про працю.

За правопорушення, скоєні в процесі здійснення своєї діяльності, - в межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством України.

За завдання матеріальної шкоди - в межах, визначених чинним цивільним законодавством та законодавством про працю України.

Вимоги до кандидатів

Базові обов’язкові вимоги
Освіта
Базова вища освіта відповідного напряму підготовки або інша освіта за спорідненими напрямками, з освітньо-кваліфікаційним рівнем магістр (спеціаліст) або бакалавр
Загальний досвід роботи
3 роки
Українська мова
Високий рівень володіння
Додаткові/бажані вимоги
Освіта
Отримання додаткової освіти, проходження курсів, семінарів з відповідного напрямку підготовки
Англійська мова
Рівень Elementary
Професійні знання та навички
Знання законодавства України: 1) Конституція України; 2) Закон України «Про доступ до публічної інформації»; 3) Закон України «Про інформацію»; 4) Закон України «Про звернення громадян»
Базові обов'язкові вимоги: глибокі знання/ Бажані вимоги: експертні знання
Знання нормативно-правових актів, положень та інструкцій щодо ведення діловодства на підприємстві; основні положення державної системи діловодства; стандарти системи організаційно-розпорядчої документації; порядок контролю за проходженням службових документів і матеріалів.
Базові обов'язкові вимоги: глибокі знання/ Бажані вимоги: експертні знання
Знання системи електронного діловодства й електронного документообігу в установах та організаціях.
Базові обов'язкові вимоги: глибокі знання/ Бажані вимоги: експертні знання
Володіння комп’ютером – рівень досвідченого користувача; робота з офісним пакетом Microsoft Office (Word, Excel, Outlook Express, Power Point)
Базові обов'язкові вимоги: глибокі знання/ Бажані вимоги: експертні знання
Вимоги до компетенцій
Ефективність аналізу та висновків
- здатність швидко сприймати, відповідати, обробляти та узагальнювати інформацію;
- здатність встановлювати логічні взаємозв’язки;
- здатність робити коректні висновки.
Комунікація та взаємодія
- вміння слухати та сприймати думки;
- вміння дослухатися до думки, чітко висловлюватися (усно та письмово);
- готовність ділитися досвідом та ідеями, відкритість у обміні інформацією;
- орієнтація на командний результат.
Досягнення результатів
- чітке розуміння ЦКП своєї посади;
- чітке бачення результату;
- сфокусовані зусилля для досягнення результату;
- запобігання та ефективне подолання перешкод;
- навички планування своєї роботи;
- дисципліна та відповідальність за виконання своїх задач.
Стресостійкість
- розуміння своїх емоцій та емоцій співрозмовника;
- управління своїми емоціями;
- оптимізм.
Мотивація
- чітке бачення своєї місії на обраній посаді в Фонді;
- розуміння ключових чинників, які спонукають до зайняття обраної посади
Абстрактне мислення
- здатність до логічного мислення;
- вміння встановлювати причино 
- наслідкові зв’язки.
Вербальне мислення
- здатність розуміти та працювати з текстовою інформацією.

Переваги

Досвід роботи з міжнародними організаціями або у проектах з енергозбереження та енергоефективності;

Досвід роботи у неприбуткових установах /організаціях /бюджетних установах.

Умови працевлаштування

Трудові відносини з діловодом оформлюються згідно з чинним законодавством України шляхом укладання трудового контракту (договору). Очікуваний рівень заробітної плати –24 150,00 гривень на місяць (до оподаткування).

Подання документів

Для участі в конкурсному доборі претендент надсилає електронною поштою заяву* щодо бажання взяти участь у конкурсі. До заяви додається:

1. Біографічна довідка (резюме);

2. Копія паспорта громадянина України або копія паспорта громадянина України (ID) з копією Витягу з Єдиного державного демографічного реєстру щодо реєстрації місця проживання, який посвідчує особу;

3. Копія документа про вищу освіту;

4. Згода на обробку персональних даних;

5. Мотиваційний лист щодо виконання функцій працівника підрозділу;

6. Рекомендації (за наявності).

*Заява щодо бажання взяти участь у конкурсі та згода  на обробку персональних даних заповнюється власноруч, підписується особисто та надсилається разом з іншими зазначеними до заяви додатками на електрону адресу в незмінюваному форматі (скан копія або pdf-формат)

Заява про участь у конкурсному доборі Згода на обробку персональних даних

Усі документи складаються українською мовою.

Документи відправляються на електронну адресу hr@eefund.org.ua. В темі листа прохання вказувати прізвище та назву посади, на зайняття якої подаються документи.

Строк подачі документів: до 22 липня 2020 року до 24:00 (за київським часом).

Етапи конкурсного добору:

  1. Прийом документів
  2. Письмове ситуаційне завдання
  3. Співбесіда з конкурсною комісією
  4. Фінальна співбесіда

За додатковою інформацією стосовно процесу подання документів прохання звертатися:hr@eefund.org.ua