Діловод загального відділу офісу підтримки діяльності Фонду
Основним завданням діловода є організація роботи із службовими документами Фонду та заявками, що надійшли до Фонду в межах програми «ЕНЕРГОДІМ», із застосуванням сучасної комп’ютерної та оргтехніки, з метою автоматизації технологічних процесів опрацювання документів, контролю вчасного їх виконання та зменшення їхньої кількості.
Діловод належить до професійної групи «Технічні службовці». Призначення на посаду діловода та звільнення з неї здійснюється наказом директора Фонду, з дотриманням вимог Кодексу законів про працю України та чинного законодавства про працю. Діловод безпосередньо підпорядковується начальнику загального відділу та директору Фонду.
Основні обов'язки
- Ведення діловодства відповідно до Інструкції з діловодства ДУ «Фонд енергоефективності».
- Ведення обліку, обробки документів, що надходять до Фонду відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації».
- Приймання, реєстрація та розподіл за призначенням вхідної кореспонденції та внутрішньої документації Фонду.
- Опрацювання документів, що надходять до Фонду. Контроль за дотриманням відповідальними підрозділами Фонду термінів виконання завдань та доручень.
- Підготовка службових листів за призначенням.
- Реєстрація вихідної кореспонденції та її відправка засобами електронного зв’язку, поштовими сервісами та нарочно. Ведення реєстраційної, контрольної i довідкової картотеки.
- Підготовка доручень начальника відділу. Доведення доручень до працівників відділу. Контроль за виконанням доручень начальника відділу.
- Ведення справ відповідно до Номенклатури справ Фонду.
- Реєстрація телефонограм, факсограм.
- Робота з електронними документами.
- Робота із заявками.
- Підготовка документів та подальше зберігання їх у архіві Фонду.
- Виконання інших обов’язків, покладених на нього начальником відділу та директором Фонду.
Відповідальність
За неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, що передбачені посадовою інструкцією, - в межах, визначених чинним законодавством України про працю.
За правопорушення, скоєні в процесі здійснення своєї діяльності, - в межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством України.
За завдання матеріальної шкоди - в межах, визначених чинним цивільним законодавством та законодавством про працю України.
Вимоги до кандидатів
- здатність встановлювати логічні взаємозв’язки;
- здатність робити коректні висновки.
- вміння дослухатися до думки, чітко висловлюватися (усно та письмово);
- готовність ділитися досвідом та ідеями, відкритість у обміні інформацією;
- орієнтація на командний результат.
- чітке бачення результату;
- сфокусовані зусилля для досягнення результату;
- запобігання та ефективне подолання перешкод;
- навички планування своєї роботи;
- дисципліна та відповідальність за виконання своїх задач.
- управління своїми емоціями;
- оптимізм.
- розуміння ключових чинників, які спонукають до зайняття обраної посади
- вміння встановлювати причино
- наслідкові зв’язки.
Переваги
Досвід роботи з міжнародними організаціями або у проектах з енергозбереження та енергоефективності;
Досвід роботи у неприбуткових установах /організаціях /бюджетних установах.
Умови працевлаштування
Трудові відносини з діловодом оформлюються згідно з чинним законодавством України шляхом укладання трудового контракту (договору). Очікуваний рівень заробітної плати –24 150,00 гривень на місяць (до оподаткування).
Подання документів
Для участі в конкурсному доборі претендент надсилає електронною поштою заяву* щодо бажання взяти участь у конкурсі. До заяви додається:
1. Біографічна довідка (резюме);
2. Копія паспорта громадянина України або копія паспорта громадянина України (ID) з копією Витягу з Єдиного державного демографічного реєстру щодо реєстрації місця проживання, який посвідчує особу;
3. Копія документа про вищу освіту;
4. Згода на обробку персональних даних;
5. Мотиваційний лист щодо виконання функцій працівника підрозділу;
6. Рекомендації (за наявності).
*Заява щодо бажання взяти участь у конкурсі та згода на обробку персональних даних заповнюється власноруч, підписується особисто та надсилається разом з іншими зазначеними до заяви додатками на електрону адресу в незмінюваному форматі (скан копія або pdf-формат)
Заява про участь у конкурсному доборі Згода на обробку персональних даних
Усі документи складаються українською мовою.
Документи відправляються на електронну адресу hr@eefund.org.ua. В темі листа прохання вказувати прізвище та назву посади, на зайняття якої подаються документи.
Строк подачі документів: до 22 липня 2020 року до 24:00 (за київським часом).
Етапи конкурсного добору:
- Прийом документів
- Письмове ситуаційне завдання
- Співбесіда з конкурсною комісією
- Фінальна співбесіда
За додатковою інформацією стосовно процесу подання документів прохання звертатися:hr@eefund.org.ua