Перейти до основного вмісту
Про Фонд > Відкриті вакансії >

Діловод відділу підтримки клієнтів та супроводу проектів

Основним завданням діловода є організація роботи із службовими документами Фонду та заявками, що надійшли до Фонду в межах програми «ЕНЕРГОДІМ», із застосуванням сучасної комп’ютерної та оргтехніки, з метою автоматизації технологічних процесів опрацювання документів, контролю вчасного їх виконання та зменшення їхньої кількості.

Діловод належить до професійної групи «Технічні службовці». Призначення на посаду діловода та звільнення з неї здійснюється наказом директора Фонду, з дотриманням вимог Кодексу законів про працю України та чинного законодавства про працю. Діловод безпосередньо підпорядковується начальнику відділу підтримки клієнтів та супроводу проектів та технічному директору Фонду.

Основні обов'язки

  • Забезпечує документообіг з Донорами, за правилами встановленими Фондом, в рамках Програми «Енергодім», в межах своїх компетенції.
  • У випадку некомплектності документів, готує відповідне повідомлення, погоджує проект в юридичному відділі, передає на підпис директору Фонду.
  • Інформує Заявника/Бенефіціара про некомплектність, шляхом направлення відповідного повідомлення.
  • Здійснює моніторинг строків обробки Заявок в рамках Програми «Енергодім», відповідальними виконавцями Фонду.
  • Аналізує висновки від відповідальних виконавців щодо оцінки Заявок в рамках Програми «Енергодім».
  • На підставі аналізу висновків від відповідальних виконавців щодо оцінки Заявок в рамках Програми «Енергодім», готує відповідні проекти рішень Дирекції Фонду, погоджує проекти з юридичним відділом.
  • Забезпечує організаційно-технічну підготовку і ведення протоколів Дирекції Фонду з розгляду питань в рамках Програми «Енергодім».
  • Забезпечує реєстрацію та зберігання протоколів Дирекції Фонду, в рамках Програми «Енергодім». 
  • Згідно з рішенням Дирекції Фонду, готує відповідні проекти повідомлень Заявникам/Бенефіціарам (про призупинення розгляду, про схвалення, про відхилення Заявки) в рамках Програми «Енергодім».
  • Погоджує проекти відповідних повідомлень з юридичним відділом та передає на підпис директору. 
  • Інформує Заявника/Бенефіціара щодо рішення прийнятого Дирекцією Фонду щодо розгляду Заявки (Проекту) в рамках Програми «Енергодім», шляхом направлення відповідного повідомлення.
  • При схваленні Заявки (Проекту) Дирекцію Фонду із попереднім розрахунковим розміром гранту понад 5 000 000,00 грн, що є значним правочином, готує документи для розгляду їх Наглядовою радою Фонду.
  • Готує аналітичні матеріали і пакети документів по схвалених Дирекцією Фонду Заявках (Проектах) із попереднім розрахунковим розміром гранту понад 5 000 000,00 грн, для розгляду на засіданні Наглядовою Радою Фонду. 
  • При схваленні Заявок (Проектів) Дирекцією Фонду, за потреби Наглядовою Радою Фонду, готує проекти повідомлення про схвалення гранту, в рамках Програми «Енергодім».
  • Погоджує проекти повідомлень про схвалення гранту з юридичним відділом та передає на підпис директору Фонду.
  • Передає відповідне повідомлення про схвалення гранту Донорам.
  • На підставі повідомлення від Донорів про схвалення гранту, готує пакет документів на виплату гранту (траншу).
  • Передає до фінансового офісу Фонду пакет документів на виплату гранту (траншу). 
  • Отримує від фінансового офісу Фонду повідомлення про виплату гранту, реєструє та сканує його. 
  • Передає відповідне повідомлення про виплату гранту Донорам.
  • Бере участь у семінарах, навчаннях, які проводяться Фондом, в межах компетенції.
  • Готує та подає службові записки щодо підвищення ефективності  роботи відділу підтримки клієнтів та супроводу проектів в рамках Програми «Енергодім».

Відповідальність

  • За неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, що передбачені посадовою інструкцією, - в межах, визначених чинним законодавством України про працю.
  • За розголошення персональних даних інших осіб, що стали відомі під час виконання обов’язків, службової інформації, комерційної таємниці, недотримання норм наказів (розпоряджень) та інструкцій щодо роботи з документами, що містять службову інформацію.
  • За не санкціоноване керівництвом представлення інтересів Фонду, наслідки самостійних дій і рішень.
  • За підготовку й надання завідомо недостовірних відомостей;
  • За порушення норм етикету ділового спілкування;
  • За порушення правил внутрішнього трудового розпорядку, трудової дисципліни, норм охорони праці, пожежної безпеки.
  • За правопорушення, скоєні в процесі здійснення своєї діяльності, - в межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством України.
  • За завдання матеріальної шкоди - в межах, визначених чинним цивільним законодавством та законодавством про працю України.

Вимоги до кандидатів

 
Базові обов’язкові вимоги
Освіта
Повна вища освіта (магістр, спеціаліст, бакалавр)
Загальний досвід роботи
Не менше 3-х років
Українська мова
Вільне володіння
Англійська мова
Робоче володіння
Професійні знання та навички
Знання законодавства України: 1) Конституція України; 2) Закон України «Про доступ до публічної інформації»; 3) Закон України «Про інформацію»; 4) Закон України «Про звернення громадян»
Базові обов'язкові вимоги: глибокі знання/ Бажані вимоги: експертні знання
Знання нормативно-правових актів, положень та інструкцій щодо ведення діловодства на підприємстві; основні положення державної системи діловодства; стандарти системи організаційно-розпорядчої документації; порядок контролю за проходженням службових документів і матеріалів.
Базові обов'язкові вимоги: глибокі знання/ Бажані вимоги: експертні знання
Знання системи електронного діловодства й електронного документообігу в установах та організаціях.
Базові обов'язкові вимоги: глибокі знання/ Бажані вимоги: експертні знання
Володіння комп’ютером – рівень досвідченого користувача; робота з офісним пакетом Microsoft Office (Word, Excel, Outlook Express, Power Point)
Базові обов'язкові вимоги: глибокі знання/ Бажані вимоги: експертні знання
Вимоги до компетенцій
Ефективність аналізу та висновків
- здатність швидко сприймати, відповідати, обробляти та узагальнювати інформацію;
- здатність встановлювати логічні взаємозв’язки;
- здатність робити коректні висновки.
Комунікація та взаємодія
- вміння слухати та сприймати думки;
- вміння дослухатися до думки, чітко висловлюватися (усно та письмово);
- готовність ділитися досвідом та ідеями, відкритість у обміні інформацією;
- орієнтація на командний результат.
Досягнення результатів
- чітке розуміння ЦКП своєї посади;
- чітке бачення результату;
- сфокусовані зусилля для досягнення результату;
- запобігання та ефективне подолання перешкод;
- навички планування своєї роботи;
- дисципліна та відповідальність за виконання своїх задач.
Стресостійкість
- розуміння своїх емоцій та емоцій співрозмовника;
- управління своїми емоціями;
- оптимізм.
Мотивація
- чітке бачення своєї місії на обраній посаді в Фонді;
- розуміння ключових чинників, які спонукають до зайняття обраної посади
Абстрактне мислення
- здатність до логічного мислення;
- вміння встановлювати причино 
- наслідкові зв’язки.
Вербальне мислення
- здатність розуміти та працювати з текстовою інформацією.

Переваги

Досвід роботи з міжнародними організаціями та/або з міжнародними фінансовими організаціями, що надають фінансову допомогу/кредитування/гранти у проектах з енергозбереження та енергоефективності;

Досвід роботи у неприбуткових установах/організаціях/бюджетних установах.

Умови працевлаштування

Трудові відносини з діловодом відділу підтримки клієнтів та супроводу проектів оформлюються згідно з чинним законодавством України шляхом укладання трудового контракту (договору) . Очікуваний рівень заробітної плати – 24 500 гривень на місяць (до оподаткування).

Подання документів

Для участі в конкурсному доборі претендент надсилає електронною поштою Заяву* щодо бажання взяти участь у конкурсі. До заяви додається:

1. біографічна довідка (резюме);

2. копія паспорта громадянина України або копія паспорта громадянина України (ID) з копією Витягу з Єдиного державного демографічного реєстру щодо реєстрації місця проживання, який посвідчує особу;

3. копія документа про вищу освіту;

4. згода на обробку персональних даних;

5. мотиваційний лист щодо виконання функцій працівника підрозділу;

6. рекомендації (за наявності);

7. реєстраційний номер облікової картки платника податків.

*Заява щодо бажання взяти участь у конкурсі та згода  на обробку персональних даних заповнюється власноруч, підписується особисто та надсилається разом з іншими зазначеними до заяви додатками на електрону адресу в незмінюваному форматі (скан копія або pdf-формат)

**реєстраційний номер облікової картки платника податків подається претендентами, допущеними до співбесіди з Директором.

Заява про участь у конкурсному доборіЗгода на обробку персональних даних

Усі документи складаються українською мовою.

Документи відправляються на електронну адресу hr@eefund.org.ua. В темі листа прохання вказувати прізвище та назву посади, на зайняття якої подаються документи.

Строк подачі документів: до 24:00 12 квітня 2021 року.

Етапи конкурсного добору:

  1. Прийом документів
  2. Усне ситуаційне завдання/співбесіда з конкурсною комісією
  3. Фінальна співбесіда

За додатковою інформацією стосовно процесу подання документів прохання звертатися:hr@eefund.org.ua