Діловод відділу підтримки клієнтів та супроводу проектів
Основним завданням діловода є організація роботи із службовими документами Фонду та заявками, що надійшли до Фонду в межах програми «ЕНЕРГОДІМ», із застосуванням сучасної комп’ютерної та оргтехніки, з метою автоматизації технологічних процесів опрацювання документів, контролю вчасного їх виконання та зменшення їхньої кількості.
Діловод належить до професійної групи «Технічні службовці». Призначення на посаду діловода та звільнення з неї здійснюється наказом директора Фонду, з дотриманням вимог Кодексу законів про працю України та чинного законодавства про працю. Діловод безпосередньо підпорядковується начальнику відділу підтримки клієнтів та супроводу проектів та технічному директору Фонду.
Основні обов'язки
- Забезпечує документообіг з Донорами, за правилами встановленими Фондом, в рамках Програми «Енергодім», в межах своїх компетенції.
- У випадку некомплектності документів, готує відповідне повідомлення, погоджує проект в юридичному відділі, передає на підпис директору Фонду.
- Інформує Заявника/Бенефіціара про некомплектність, шляхом направлення відповідного повідомлення.
- Здійснює моніторинг строків обробки Заявок в рамках Програми «Енергодім», відповідальними виконавцями Фонду.
- Аналізує висновки від відповідальних виконавців щодо оцінки Заявок в рамках Програми «Енергодім».
- На підставі аналізу висновків від відповідальних виконавців щодо оцінки Заявок в рамках Програми «Енергодім», готує відповідні проекти рішень Дирекції Фонду, погоджує проекти з юридичним відділом.
- Забезпечує організаційно-технічну підготовку і ведення протоколів Дирекції Фонду з розгляду питань в рамках Програми «Енергодім».
- Забезпечує реєстрацію та зберігання протоколів Дирекції Фонду, в рамках Програми «Енергодім».
- Згідно з рішенням Дирекції Фонду, готує відповідні проекти повідомлень Заявникам/Бенефіціарам (про призупинення розгляду, про схвалення, про відхилення Заявки) в рамках Програми «Енергодім».
- Погоджує проекти відповідних повідомлень з юридичним відділом та передає на підпис директору.
- Інформує Заявника/Бенефіціара щодо рішення прийнятого Дирекцією Фонду щодо розгляду Заявки (Проекту) в рамках Програми «Енергодім», шляхом направлення відповідного повідомлення.
- При схваленні Заявки (Проекту) Дирекцію Фонду із попереднім розрахунковим розміром гранту понад 5 000 000,00 грн, що є значним правочином, готує документи для розгляду їх Наглядовою радою Фонду.
- Готує аналітичні матеріали і пакети документів по схвалених Дирекцією Фонду Заявках (Проектах) із попереднім розрахунковим розміром гранту понад 5 000 000,00 грн, для розгляду на засіданні Наглядовою Радою Фонду.
- При схваленні Заявок (Проектів) Дирекцією Фонду, за потреби Наглядовою Радою Фонду, готує проекти повідомлення про схвалення гранту, в рамках Програми «Енергодім».
- Погоджує проекти повідомлень про схвалення гранту з юридичним відділом та передає на підпис директору Фонду.
- Передає відповідне повідомлення про схвалення гранту Донорам.
- На підставі повідомлення від Донорів про схвалення гранту, готує пакет документів на виплату гранту (траншу).
- Передає до фінансового офісу Фонду пакет документів на виплату гранту (траншу).
- Отримує від фінансового офісу Фонду повідомлення про виплату гранту, реєструє та сканує його.
- Передає відповідне повідомлення про виплату гранту Донорам.
- Бере участь у семінарах, навчаннях, які проводяться Фондом, в межах компетенції.
- Готує та подає службові записки щодо підвищення ефективності роботи відділу підтримки клієнтів та супроводу проектів в рамках Програми «Енергодім».
Відповідальність
- За неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, що передбачені посадовою інструкцією, - в межах, визначених чинним законодавством України про працю.
- За розголошення персональних даних інших осіб, що стали відомі під час виконання обов’язків, службової інформації, комерційної таємниці, недотримання норм наказів (розпоряджень) та інструкцій щодо роботи з документами, що містять службову інформацію.
- За не санкціоноване керівництвом представлення інтересів Фонду, наслідки самостійних дій і рішень.
- За підготовку й надання завідомо недостовірних відомостей;
- За порушення норм етикету ділового спілкування;
- За порушення правил внутрішнього трудового розпорядку, трудової дисципліни, норм охорони праці, пожежної безпеки.
- За правопорушення, скоєні в процесі здійснення своєї діяльності, - в межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством України.
- За завдання матеріальної шкоди - в межах, визначених чинним цивільним законодавством та законодавством про працю України.
Вимоги до кандидатів
- здатність встановлювати логічні взаємозв’язки;
- здатність робити коректні висновки.
- вміння дослухатися до думки, чітко висловлюватися (усно та письмово);
- готовність ділитися досвідом та ідеями, відкритість у обміні інформацією;
- орієнтація на командний результат.
- чітке бачення результату;
- сфокусовані зусилля для досягнення результату;
- запобігання та ефективне подолання перешкод;
- навички планування своєї роботи;
- дисципліна та відповідальність за виконання своїх задач.
- управління своїми емоціями;
- оптимізм.
- розуміння ключових чинників, які спонукають до зайняття обраної посади
- вміння встановлювати причино
- наслідкові зв’язки.
Переваги
Досвід роботи з міжнародними організаціями та/або з міжнародними фінансовими організаціями, що надають фінансову допомогу/кредитування/гранти у проектах з енергозбереження та енергоефективності;
Досвід роботи у неприбуткових установах/організаціях/бюджетних установах.
Умови працевлаштування
Трудові відносини з діловодом відділу підтримки клієнтів та супроводу проектів оформлюються згідно з чинним законодавством України шляхом укладання трудового контракту (договору) . Очікуваний рівень заробітної плати – 24 500 гривень на місяць (до оподаткування).
Подання документів
Для участі в конкурсному доборі претендент надсилає електронною поштою Заяву* щодо бажання взяти участь у конкурсі. До заяви додається:
1. біографічна довідка (резюме);
2. копія паспорта громадянина України або копія паспорта громадянина України (ID) з копією Витягу з Єдиного державного демографічного реєстру щодо реєстрації місця проживання, який посвідчує особу;
3. копія документа про вищу освіту;
4. згода на обробку персональних даних;
5. мотиваційний лист щодо виконання функцій працівника підрозділу;
6. рекомендації (за наявності);
7. реєстраційний номер облікової картки платника податків.
*Заява щодо бажання взяти участь у конкурсі та згода на обробку персональних даних заповнюється власноруч, підписується особисто та надсилається разом з іншими зазначеними до заяви додатками на електрону адресу в незмінюваному форматі (скан копія або pdf-формат)
**реєстраційний номер облікової картки платника податків подається претендентами, допущеними до співбесіди з Директором.
Заява про участь у конкурсному доборіЗгода на обробку персональних даних
Усі документи складаються українською мовою.
Документи відправляються на електронну адресу hr@eefund.org.ua. В темі листа прохання вказувати прізвище та назву посади, на зайняття якої подаються документи.
Строк подачі документів: до 24:00 12 квітня 2021 року.
Етапи конкурсного добору:
- Прийом документів
- Усне ситуаційне завдання/співбесіда з конкурсною комісією
- Фінальна співбесіда
За додатковою інформацією стосовно процесу подання документів прохання звертатися:hr@eefund.org.ua