Начальник відділу обробки заявок та документів забезпечує організацію комплексної системи обробки заявок і пов’язаного з цією обробкою документообігу, яка охоплює організаційні, технологічні та інформаційні процедури, що забезпечують отримання, реєстрацію, опрацювання, відправлення та зберігання заявок (супровідних документів) в межах Програм Фонду, підготовку проєктів рішень Фонду за результатами оцінки заявок та супровідних  документів до них в межах Програм Фонду та роботу, пов’язану з прийомом, реєстрацією, обліком, розподілом, відправкою і  контролем виконання вхідних, вихідних та внутрішніх документів Фонду в межах Програм Фонду.

Статус посади

 Начальник відділу обробки заявок та документів Фонду належить до професійної групи «Керівники». Призначення на посаду начальник відділу обробки заявок та документів і звільнення з неї здійснюється наказом директора Фонду за рішенням Дирекції, погодженим Наглядовою радою Фонду, з дотриманням вимог Кодексу законів про працю України та чинного законодавства про працю, безпосередньо підпорядковується директору Фонду.

 Основні обов’язки:

 Начальник відділу:

1. організовує роботу відділу;
2. розробляє єдиний порядок документування інформації та роботи з документами за Програмами Фонду та забезпечує його дотримання;
3. розробляє шаблони  документів, необхідні для підготовки проєктів рішень Фонду;
4. бере участь  у  розробці шаблонів документів  та алгоритмів взаємодії з іноземними донорами;
5. бере участь у розробці та забезпечує ведення баз даних за Програмами Фонду;
6. забезпечує дотримання встановленого порядку прийому, реєстрації, обліку, розподілу, відправки і  контролю виконання вхідних, вихідних та внутрішніх документів Фонду в межах Програм Фонду;
7. бере участь у розробці нових/ внесення змін до існуючих Програм Фонду в межах компетенції;

 Вимоги до кандидатів:

 

Вимоги	Базові обов’язкові вимоги	Додаткові/бажані вимоги
Кваліфікаційні вимоги
Освіта	Вища освіта не нижче другого рівня (магістр (спеціаліст), бакалавр) напряму підготовки «Менеджмент» або інша спеціальність за спорідненим напрямом.	Додаткова освіта у сфері документообігу
Загальний досвід роботи	Не менше 5-х років	Досвід роботи діловодстві не менше 2-х років
Досвід роботи на керівних посадах	Не менше 3-х років	Досвід роботи на керівних посадах в державних органах, державних підприємствах, установах з підпорядкуванням вищому органу не менше 2-х років
Українська мова	Вільне володіння	Документ, що підтверджує рівень володіння державною мовою
Англійська мова	Базовий рівень володіння	Вільне володіння
Професійні знання
А. Професійні знання та  навички
Знання законодавства України, зокрема Закону України «Про Фонд енергоефективності» та інших нормативно-правових документів, що регулюють діяльність Фонду	Глибокі знання	Експертні знання
Знання розпорядження, накази, методичні, нормативні та інші керівні документи, що визначають мету, стратегію розвитку, профіль, спеціалізацію та особливості структури управління Фондом.	Глибокі знання	Експертні знання
Знання Програм Фонду та їх складових частин з додатками («ЕНЕРГОДІМ»,  «ВідновиДІМ», «ГрінДІМ»)	Глибокі знання	Експертні знання
Знання положень уніфікованої системи діловодства, організаційно-розпорядчої документації державної системи діловодства, стандарти організаційно-розпорядчої документації	Глибокі знання	Експертні знання
Методи оброблення інформації із застосуванням сучасних технічних засобів комунікацій та зв’язку, обчислювальної техніки	Глибокі знання	Експертні знання
Основні правила підготовки до архівування документів	Глибокі  знання	Експертні знання
Володіння комп’ютером – рівень досвідченого користувача; робота з офісним пакетом Microsoft Office, системи електронного документообігу	Глибокі знання	Експертні знання
Знання законодавства України, зокрема Закону України «Про Фонд енергоефективності» та інших нормативно-правових документів, що регулюють діяльність Фонду	Глибокі знання	Експертні знання
Б. Вимоги до компетенцій
Ефективність аналізу та висновків	– здатність швидко сприймати, відповідати, обробляти та узагальнювати інформацію; – здатність встановлювати логічні взаємозв’язки; – здатність робити коректні висновки.
Комунікація та командна взаємодія	– вміння слухати та сприймати думки; – вміння дослухатися до думки, чітко висловлюватися (усно та письмово); – готовність ділитися досвідом та ідеями, відкритість у обміні інформацією; – орієнтація на командний результат.
Досягнення результатів	– чітке розуміння цільових ключових показників своєї посади; – чітке бачення результату; – сфокусовані зусилля для досягнення результату; – запобігання та ефективне подолання перешкод; – навички планування своєї роботи; – дисципліна та відповідальність за виконання своїх задач.
Стресостійкість	– розуміння своїх емоцій та емоцій співрозмовника; – управління своїми емоціями; – оптимізм.
Мотивація	– чітке бачення своєї місії на обраній посаді в Фонді; – розуміння ключових чинників, які спонукають до зайняття обраної посади.
Абстрактне мислення	– здатність до логічного мислення; – вміння встановлювати причино – наслідкові зв’язки.
Вербальне мислення	– здатність розуміти та працювати з текстовою інформацією.
Числове мислення	– здатність розуміти та працювати з числовою інформацією.

 Умови працевлаштування

Трудові відносини з начальником відділу обробки заявок та документів оформлюються згідно з чинним законодавством України шляхом укладання трудового договору. Очікуваний рівень заробітної плати – 78 000, 00 гривень на місяць (до оподаткування) на умовах повного робочого часу.

 Подання документів

Для участі в конкурсному доборі претендент надсилає електронною поштою Заяву* щодо бажання взяти участь у конкурсі. До заяви додається:

1. біографічна довідка (резюме);
2. копія паспорта громадянина України або копія паспорта громадянина України (ID) з копією Витягу з Єдиного державного демографічного реєстру щодо реєстрації місця проживання, який посвідчує особу;
3. копія документа про вищу освіту;
4. згода на обробку персональних даних;
5. мотиваційний лист щодо виконання функцій працівника підрозділу;
6. рекомендації (за наявності);
7. реєстраційний номер облікової картки платника податків;
8. копія електронного військово-облікового документа, згенерованого станом на дату подання документів для участі у конкурсному доборі (для військовозобов’язаних, призовників та резервістів);
9. копії інших документів, що підтверджують відповідність посаді (свідоцтва, сертифікати, витяги тощо).

*Заява (за зразком) щодо бажання взяти участь у конкурсі та Згода (за зразком) на обробку персональних даних заповнюється власноруч, підписується особисто та надсилається разом з іншими зазначеними до заяви додатками на електрону адресу в незмінюваному форматі (скан копія або pdf-формат).

**реєстраційний номер облікової картки платника податків подається претендентами, допущеними до співбесіди з Директором.

Зразки документів (заява та згода) для заповнення додаються до цього оголошення.

Усі документи складаються українською мовою.

Документи відправляються на електронну адресу hr@eefund.org.ua. В темі листа прохання вказувати прізвище та назву посади, на зайняття якої подаються документи.

Термін подачі документів: з 21 січня 2026 року по 30 січня 2026 року (до 23:59 за київським часом).

Етапи конкурсного добору:

1. Прийом документів;
2. Усна співбесіда з конкурсною комісією та складення ситуативного завдання;
3. Фінальна співбесіда з директором Фонду.

За додатковою інформацією стосовно процесу подання документів прохання звертатися: hr@eefund.org.ua