Діловод відділу підтримки клієнтів та супроводу проектів (далі – Діловод)  відповідальний за документарний супровід Заявок (Проектів) відповідно до затверджених Програм підтримки енергомодернізації багатоквартирних будинків «ЕНЕРГОДІМ», «ВідновиДІМ» та «ГрінДІМ» (далі – Програми) згідно із встановленими строками виконання. Діловодом може бути фізична особа, яка здатна за своїми діловими та моральними якостями, професійним рівнем, станом здоров’я виконувати відповідні обов’язки.

Статус посади
Діловод належить до професійної групи «Технічні службовці». Призначення на посаду Діловода та звільнення з неї, здійснюється наказом директора Фонду, з дотриманням вимог Кодексу законів про працю України та чинного законодавства про працю, безпосередньо підпорядковується начальнику відділу підтримки клієнтів та супроводу проектів.

Основні обов’язки:

  • Бере участь у підготовці проєктів протоколів засідання Дирекції в межах Програм Фонду.
  • Готує, згідно з рішенням Дирекції Фонду відповідні проєкти повідомлень Заявникам/Бенефіціарам (про доопрацювання / призупинення розгляду, про схвалення, про відхилення Заявки) в межах Програм.
  • Забезпечує інформування Заявника/Бенефіціара про рішення, прийняті Дирекцією Фонду щодо розгляду Заявки (Проекту) в межах Програм, шляхом направлення відповідних повідомлень (завантаження Повідомлення на Google Диск; надсилання Повідомлення (електронним листом); інформування МФК)
  • Здійснює реєстрацію та обробку документів в СЕД «Megapolis».
  • Забезпечує реєстрацію та документальну обробку Заявок в рамках Програм Фонду згідно з вимогами та правилами, встановленими Фондом, в межах своєї компетенції
  • Бере участь у веденні баз даних, які ведуться відділом підтримки клієнтів та супроводу проектів для інформування донорів про стан виконання Програм.
  • Знає і застосовує чинні нормативні документи, які стосуються його діяльності.
  • Готує та подає службові записки щодо підвищення ефективності роботи відділу підтримки клієнтів та супроводу проектів.
  • Знає і виконує вимоги нормативних актів про охорону праці та навколишнього середовища, дотримується норм, методів і прийомів безпечного виконання робіт.
  • Забезпечує досягнення ключових показників ефективності, встановлених начальником Відділу, звітує перед начальником Відділу у строки, передбачені внутрішніми документами Фонду або згідно з дорученням начальника Відділу, надаючи повну та достовірну інформацію про стан виконання ключових показників ефективності.
  • Інформує Фонд про зміни в своїх персональних даних не пізніше 5 (п’яти) робочих днів з моменту таких змін.
  • Виконує інші обов’язки, передбачені законодавством України, Статутом, Положенням про Відділ, внутрішніми нормативними документами та розпорядчими актами Фонду.
  • Дотримується встановлених у Фонді правил щодо використання та збереження інформації з обмеженим доступом.

Відповідальність:

  • За неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов’язків, що передбачені посадовою інструкцією, – в межах, визначених чинним законодавством України про працю.
  • За правопорушення, скоєні в процесі здійснення своєї діяльності, – в межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством України.
  • За завдання матеріальної шкоди – в межах, визначених чинним цивільним законодавством та законодавством про працю України.

Вимоги до кандидатів:

Вимоги Базові обов’язкові вимоги Додаткові/бажані вимоги
Кваліфікаційні вимоги
Освіта Початковий рівень вищої освіти відповідного напряму підготовки (молодший бакалавр) Закінчена вища освіта  відповідного напрямку підготовки (бакалавр, магістр)
Загальний стаж роботи Без вимог Бажаний досвід роботи в державних установах або у неприбуткових установах /організаціях /бюджетних установах.
Українська мова Вільне володіння
Англійська мова Базовий рівень володіння Робочий рівень володіння
Професійні знання
А. Професійні знання та  навички
Знання законодавства України та інших нормативних документів:

• Закон України «Про Фонд енергоефективності»; та інші документи, що регламентують діяльність Фонду

• базові знання Програм Фонду та їх складових частин з додатками («ЕНЕРГОДІМ»,  «ВідновиДІМ», «ГрінДІМ»)

• Основні положення уніфікованої системи діловодства, організаційно-розпорядчої документації державної системи діловодства, стандарти організаційно-розпорядчої документації;

• Методи оброблення інформації із застосуванням сучасних технічних засобів комунікацій та зв’язку, обчислювальної техніки

 Достатні знання Глибокі знання
Основні правила підготовки до архівування документів Достатні знання Глибокі знання
Володіння комп’ютером – рівень досвідченого користувача; робота з офісним пакетом Microsoft Office (Word, Excel, Outlook Express, Power Point) Глибокі знання Експертні знання
 Вимоги до компетенцій
Ефективність аналізу та висновків
  • здатність швидко сприймати, відповідати, обробляти та узагальнювати інформацію;
  • здатність встановлювати логічні взаємозв’язки;
  • здатність робити коректні висновки.
Комунікація та взаємодія
  • вміння слухати та сприймати думки;
  • вміння дослухатися до думки, чітко висловлюватися (усно та письмово);
  • готовність ділитися досвідом та ідеями, відкритість у обміні інформацією;
  • орієнтація на командний результат.
Досягнення результатів
  • чітке розуміння цільових ключових показників своєї посади;
  • чітке бачення результату;
  • сфокусовані зусилля для досягнення результату;
  • запобігання та ефективне подолання перешкод;
  • навички планування своєї роботи;
  • дисципліна та відповідальність за виконання своїх задач.
Стресостійкість
  • розуміння своїх емоцій та емоцій співрозмовника;
  • управління своїми емоціями;
  • оптимізм.
Мотивація
  • чітке бачення своєї місії на обраній посаді в Фонді;
  • розуміння ключових чинників, які спонукають до зайняття обраної посади.
Абстрактне мислення
  • здатність до логічного мислення;
  • вміння встановлювати причинно – наслідкові зв’язки.
Вербальне мислення
  • здатність розуміти та працювати з текстовою інформацією.

Переваги:

Бажані вимоги: знання за спеціальністю Діловод

  • Закінчена вища освіта відповідного напрямку підготовки (бакалавр, магістр)
  • Досвід роботи у неприбуткових установах/організаціях/бюджетних установах.

Умови працевлаштування

Трудові відносини з діловодом відділу підтримки клієнтів та супроводу проектів державної установи  «Фонд енергоефективності» оформлюються згідно з чинним законодавством України шляхом укладання строкового трудового договору на умовах повного робочого часу. Очікуваний рівень заробітної плати – 40 000,00  гривень на місяць (до оподаткування).

Подання документів

Для участі в конкурсному доборі претендент надсилає електронною поштою Заяву* щодо бажання взяти участь у конкурсі. До заяви додається:

  1. біографічна довідка (резюме);
  2. копія паспорта громадянина України або копія паспорта громадянина України (ID) з копією Витягу з Єдиного державного демографічного реєстру щодо реєстрації місця проживання, який посвідчує особу;
  3. копія документа про вищу освіту;
  4. згода на обробку персональних даних;
  5. мотиваційний лист щодо виконання функцій працівника підрозділу;
  6. рекомендації (за наявності);
  7. реєстраційний номер облікової картки платника податків;
  8. копія військово-облікового документа або електронного військово-облікового документа, згенерованого станом на дату подання документів для участі у конкурсному доборі, з відповідними реквізитами та позначками про оновлення даних (для військовозобов’язаних, призовників та резервістів);
  9. копії інших документів, що підтверджують відповідність посаді.

*Заява (за зразком) щодо бажання взяти участь у конкурсі та Згода (за зразком) на обробку персональних даних заповнюється власноруч, підписується особисто та надсилається разом з іншими зазначеними до заяви додатками на електрону адресу в незмінюваному форматі (скан копія або pdf-формат).

Зразки документів (заява та згода) для заповнення додаються до цього оголошення.

Усі документи складаються українською мовою.

Документи відправляються на електронну адресу hr@eefund.org.ua. В темі листа прохання вказувати прізвище та назву посади, на зайняття якої подаються документи.

Термін подачі документів: з ­­20 листопада 2025 року по 30 листопада  2025 року до 24:00 (за київським часом).

Етапи конкурсного добору:

І. Прийом документів.

ІІ. Співбесіда з конкурсною комісією.

ІІІ. Погодження кандидатури переможця директором Фонду.

За додатковою інформацією стосовно процесу подання документів прохання звертатися: hr@eefund.org.ua.