В період карантинних обмежень Фонд енергоефективності продовжує роботу у дистанційному режимі: заявки від ОСББ на участь в Програмі “Енергодім” приймаються та опрацьовуються відповідно до встановлених строків.
Однак перед ОСББ, які зараз мають намір долучитися до Програми “Енергодім”, постало питання: чи можна провести загальні збори об’єднання співвласників будинку під час карантину, коли існує обмеження на участь в заходах понад 10 осіб.
Проведення загальних зборів — обов’язкова умова участі в Програмі “Енергодім”, адже загальні збори є вищим органом управління об’єднання, і лише вони можуть затвердити або переглянути кошторис, розмір внесків, ухвалити рішення про проведення заходів з термомодернізації і т.д.
Однак при організації таких загальних зборів ОСББ варто враховувати рішення уповноважених органів щодо обмежувальних заходів на період карантину, надзвичайної ситуації тощо.
Відповідно до статті 10 Закону України “Про об’єднання співвласників багатоквартирного будинку”, загальні збори ОСББ фактично можна провести в два етапи:
– власне “очні” загальні збори, на яких особисто присутні співвласники і/або їхні представники;
– письмове опитування співвласників, які були відсутні та не голосували на загальних зборах.
До того ж, закон не встановлює мінімальної кількості осіб, що повинні бути присутні на загальних зборах, адже є механізм “дозбору голосів” шляхом письмового опитування. Отже, мінімум дві присутні особи на загальних зборах — це вже формально виконана вимога закону про їх проведення. Після загальних зборів необхідно провести письмове опитування співвласників будинку.
Як організувати проведення загальних зборів так, щоб виконати вимоги ЗУ “Про ОСББ”, мінімізувати ризики для здоров’я співвласників та не порушити карантинних обмежень?
Першочергово потрібно скликати збори у звичайному порядку, як вимагають ст. 10 і ст. 6 Закону України “Про об’єднання співвласників багатоквартирного будинку”.
Поради від фахівців: як провести загальні збори ОСББ і правильно оформити їх результати.
Повідомлення про проведення зборів можна надіслати поштою — АТ «Укрпошта», як стратегічно важливий об’єкт інфраструктури, працює у звичайному режимі. Змінилися лише умови вручення та зберігання поштових відправлень: тепер листоноша залишить їх у поштовій скриньці адресата.
Варто знати, що це ніяк не вплине на “дійсність” такого повідомлення — адже від ОСББ закон вимагає надіслати повідомлення про збори просто рекомендованим листом, що не передбачає отримання повідомлення про вручення. Тож правлінню цілком достатньо надіслати листи поштою та зберегти реєстр відправлень зі штампом поштового відділення.
У повідомленні про скликання загальних зборів слід зазначити, зокрема, дату, час і місце їх проведення.
В цьому випадку доречно проводити зустріч на свіжому повітрі, наприклад, біля будинку. Застерігаємо від довільного тлумачення поняття “місце” — дехто “місцем” вважає віртуальний простір (чати, месенджери, соцмережі, тощо), і помиляється. “Збори” та “обговорення” через соцмережі — це спосіб, а не місце.
Тож особистої зустрічі принаймні двом співвласникам не уникнути. Водночас радимо дотримуватися рекомендацій, розміщених на урядовому сайті https://covid19.com.ua/ та дотримуватися безпечної дистанції під час спілкування, користуватися масками й рукавичками.
Доцільно, щоб правління роз’яснило співвласникам, що на загальні збори особисто з’являтися немає потреби.
Для того щоб збори відбулися ефективно та оперативно, правління повинно якісно провести підготовчу роботу з мешканцями, а це точно можна виконати дистанційно, не порушуючи карантинні обмеження: всю інформацію про мету зборів максимально просто та доступно описати в соціальних мережах, чатах, де відбувається спілкування із співвласниками.
Також можна розмістити матеріали для ознайомлення на дошках оголошень, на власних сайтах ОСББ, а також поспілкуватися телефоном з тими співвласниками, які не користуються інтернетом.
Якщо підготовча робота до зборів була виконана добре, то тривалість такої зустрічі буде короткою. Експерти радять провести всі дискусії та обговорення до фактичних зборів.
Що правління повинно робити після проведення “очних” загальних зборів?
Якщо в результаті проведення загальних зборів для прийняття рішення не набрано необхідної кількості голосів “за” або “проти”— а ми описуємо саме таку ситуацію — за рішенням правління створюється комісія і запускається письмове опитування серед співвласників, які не голосували (тобто не були присутніми) на загальних зборах.
Для письмового опитування після загальних зборів ОСББ ні законом, ні Типовим статутом не визначено порядку проведення.
Єдина вимога — оформлення рішення особистим підписом кожного, хто проголосував, із зазначенням результату голосування (“за” чи “проти”). Тож формально правлінню (утвореній ним комісії) немає навіть потреби особисто “обходити” всіх співвласників — натомість, важливо зібрати листки опитування із особистими підписами. Приклад листка письмового опитування співвласника.
Поширити такі листки можна в будь-який зручний спосіб, наприклад:
– кинути в поштові скриньки співвласників будинку роздруковані бланки опитування;
– поширити бланки опитування електронними засобами, щоб співвласники, які мають принтери, самостійно їх роздрукували) або скористались можливістю підписати такий листок за допомогою електронного підпису.
Під час такого поширення варто пояснити співвласникам, як ці листи з їхнім підписом потрібно буде повернути правлінню.
Збір заповнених бланків опитування можна провести декількома шляхами:
– зібрати особисто;
– централізовано через поштову скриньку об’єднання (якщо в ОСББ наявна своя окрема поштова скринька) або когось з членів правління (наприклад, голови правління);
– також можна практикувати збір електронних документів.
Нагадаємо, що Закон України “Про об’єднання співвласників багатоквартирного будинку” не вимагає прикладати листки голосування та письмового опитування до протоколу загальних зборів як його додатки. Це можуть бути самостійні і самодостатні документи. Хоча, за бажанням ОСББ, вони можуть бути додатками до протоколу.
Другий спосіб проведення опитування співвласників — електронний.
Для ідентифікації автора такого електронного документа, Закон України “Про електронні документи та електронний документообіг” дозволяє використовувати електронний підпис.
Щоб максимально убезпечити правління та співвласників будинку в умовах карантину, можна використовувати виключно електронне листування, зокрема і електронний лист голосування. Його можна надіслати на електронну скриньку конкретного співвласника та у відповідь отримати підписаний автором листок голосування за допомогою електронного підпису.
Що таке електронний підпис?
Електронний підпис користувача іноді виглядає так само, як і його звичайний на будь-який паперових документах. Або ж функцію підпису може виконувати окремий файл формату p7s або умовне позначення, написане спеціальним шрифтом, який імітує написання “від руки” на листі віртуального документу.
Як отримати електронний підпис?
Електронні підписи своїм клієнтам формують різні установи, зокрема державні банки, наприклад, “Приватбанк”, “УкрСиббанк”, “Ощадбанк” та онлайн-сервіс Міністерства юстиції України. А для накладення й перевірки таких підписів на електронні документи можна скористатися сервісом АЦСК органів юстиції України або приватними сервісами, як-от https://paperless.com.ua/ чи https://vchasno.ua/.
Отже, щоб отримати електронний цифровий підпис, необхідно скористатися послугами однієї з установ: на їхніх сайтах містяться детальні інструкції щодо отримання цифрового підпису.
Зверніть увагу, що види оформлення цифрового підпису бувають різними: через сайт та з особистою присутністю, безкоштовні та з оплатою.
Як правильно використовувати електронні підписи та електронні документи для засвідчення голосу від співвласника?
Алгоритм дій наступний:
Необхідно надіслати лист опитування співвласникам. Це можна зробити декількома способами: залишити у поштових скриньках друковані примірники, чи надіслати на електронну пошту.
Співвласник може надати відповідь також в різний спосіб:
– співвласник заповнює паперовий лист, підписує, фотографує його, надсилає його на емейл голові правління ОСББ (чи офіційну пошту ОСББ). За нагоди кидає оригінал листа в поштову скриньку голови правління ОСББ (чи членів правління ОСББ).
– співвласник заповнює документ в електронному вигляді в форматі Word, накладає електронний підпис на сайті тієї організації, де він його отримував, ставить захист від редагування на вордівський документ, обидва файли відправляє голові правління ОСББ.
Захист від редагування:
Документ готовий для надсилання і є захищеним від редагування.
ВАЖЛИВО: змінювати чи редагувати електронний лист опитування після голосування і підпису не можна. Щоб його не могли змінити інші користувачі, обов’язково встановіть заборону на редагування В усіх випадках, візуально електронний документ повинен відображати дані — за допомогою електронних засобів або на папері — у тій формі, яку можна легко побачити і прочитати.
Для зручності в роботі, правління роздруковує надіслані файли на папері, а на випадок спору та/чи судового розгляду, зберігає електронні документи на надійних цифрових носіях.
Для того, щоб підготуватись до участі у Програмі ЕНЕРГОДІМ необхідно буде зробити Витяг з Протоколу загальних зборів, як це зробити, можна дізнатися ТУТ.
Щоб стати учасником Програми “Енергодім”, ОСББ повинно заповнити Заявку на участь в Програмі, до якої додати необхідні документи, зокрема: витяг з рішення (протоколу)/рішень (протоколів) загальних зборів ОСББ щодо участі у Програмі Фонду та інших важливих питань, що впливають на подальшу співпрацю з Фондом, а також рекомендаційний звіт від енергоаудитора з описом проекту відповідно до обраного Пакету.
Весь перелік потрібних документів для заповнення першої заявки та опис поетапної взаємодії з Фондом енергоефективності можна знайти за посиланням: /novyny/programa-energodim